創造福利最大價值二

談員工資料保護與外包

作者: 施世昌
隨著新年度的即將來臨,現階段應該有許多人正忙於制訂企業的新年度預算。而
福委會雖非屬企業的正式組織之一,但依照《職工福利委員會組織準則》第十三條
規定,職工福利委員會應於年度終了前一個月內,擬具下年度實施計畫及預算,經
委員會議決議通過,報請主管機關備查。
在業務外包的趨勢下,企業職工福利的外包也隨著日益興盛起來,本文旨在提供
福委會組織於制訂年度計劃時,對於選擇外包廠商時的問題思考與建議。

1.福委會是否充分保護所屬同仁的個人資料?
電子化作業已是福利行政所注重的方法,國家雖然訂有《電腦處理個人資料保護
法》,但同仁的資料極可能直接透過福委會的行政作業而洩露。
另者,福委會雖然未直接提供同仁個人資料,但透過某些流程而讓同仁『必須』
留存其個人基本資料,福委會是否儼然成為出賣同仁個人基本資料的幫兇了呢?
舉例而言,當福委會發放春節慰勞金時,其領取或使用的方式,則必須在某特定
購物網站上留存個人基本資料後始得運用。如此,雖然福委會提供春節慰勞金給同
仁,但不願意將個人資料留存於福委會所合作之特定購物網站上的同仁,是否就無
法享受到福委會所提供的春節慰勞金呢?
建議:
A.將企業的職工福利資訊系統委由具備福利行政經驗的業者來管理,而這些廠商
最好非為同仁福利金的主要運用對象或物品供應者筆者認
為同仁的資料由福委會自行管理仍為最佳的方式,但礙於資源投入的限制而選擇
外包時,最佳的廠商則建議非為同仁福利金的主要運用對象(如購物業者)為宜。
另一方面,福委會須考量業者是否具備福利行政經驗,由具經驗且非為提供同仁
消費管道的業者來提供服務,較能夠體認同仁的全方位需求。
B.透過具有福利行政經驗的業者與更多的內容或服務的供應者(如購物網站、旅
行社…)聯結,而非將同仁資料直接提供給予內容或服務的供應者為宜。
同仁的個人資料由單一業者管理,其責任歸屬也較為明確,當同仁有服務需求時
,則由資料代管業者提供可供驗證的訊息(如代號、加密的資訊封包…等)給服務供
應商,讓服務供應者確認後得以提供服務即可,而非讓同仁的個人資料直接提供給
服務供應者。當服務或商品的供應者有必要取得同仁資料時(如發生爭訟狀況時),
須由服務的供應者向福委會提出有關個人資料的追查申請後,經福委會認定有提供
之必要時,才由福委會或代管業者提供有關的資料以驗證與追查。為此,同仁的基
本資料將有較佳的保護。

2.外包業務難道只限於購物或活動嗎?
職工福利的推展,礙於繁瑣的行政作業而讓企業對於投入資源而有所顧慮,因此
,將相關業務外包必能協助企業促進福利項目,但目前較盛行的外包項目則以單項
服務為主,如辦理企業活動、員工購物等,特別是彈性福利的購物方面,由於其具
有較大的獲利空間而有較多業者投入,然而企業的職工福利應該不侷限於購物的方
便性。無可否認的,提供優惠購物確實是促進員工服務的項目之一,然而,福委會
在考慮提供此服務時,是否考量應該讓同仁有多重的選擇呢?
建議:
A.選擇具備績優服務經驗的業者為宜
當福委會選擇外包業者時,選擇有經驗的廠商應是基本的考量之一,若能將服務
委由具備勞委會績優職工福利委員會(曾獲獎的公司有統一、中華汽車、台灣松下
電器、旺宏電子、中鋼、中鼎工程…等)執行經驗的業者,無疑是業者所能提供的
服務保證之一,藉此福委會亦可同時運用他人的經驗於公司的福利運作上。

B.選擇能夠提供多樣化服務的業者
企業職工福利的服務涉及層面甚廣,舉凡同仁及其眷屬的食、衣、住、行、育、
樂方面皆可納入,若是業者能夠提供包括代辦活動、購物以外的各項服務(如代簽
與管理特約商店、代辦勞工教育、協助同仁健康管理、提供旅遊資訊、提供員工生
活便利、協助辦理社團活動與經營…),當然福委會得以立即提高同仁福利服務的
多元性,而將相關的業務外包才具意義。

C.選擇能夠整合多元化資源的業者
以同仁優惠購物為例,既然福委會提供了優惠的購物管道,那同仁必定不希望僅
被限制在某一處購物。另一方面,就福委會的行政而言,至少提供兩個購物管道以
上,除可提供同仁可比較的機會外,更可減少單一特定購物業者提供不夠優惠的商
品之機會。
或許讀者會反應: 由單一購物業者來提供服務,將有較大的價格談判條件。就此
,福委會更應由具備整合能力的業者來協助,因為具有價格談判優勢的是福委會本
身,購物業者則只是藉此再向物品供應商議價而已。
因此,福委會不妨透過具備整合能力的業者來協助商品的議價後,再將服務委由
購物業者提供服務,因此提供物品上架的購物業者可以不只一個;其次,具備整合
能力的業者應儘可能找出製造或提供服務的原始供應者來提供服務,若由原始供應
者來提供服務,將可減少代理成本而有最大的優惠。此外,透過不只一家購物業者
與供應商同時並存的服務,應可提供同仁最優惠的生活便利服務。

3.外包廠商間的競爭,是否會影響福委會的運作?
專利,是廠商在激烈的競爭環境中搶佔先機或脫穎而出的關鍵之一,當福委會選
擇外包服務廠商時,為避免廠商間的競爭而波及對福委會與同仁服務的權益。福委
會在決定外包廠商時,是否應該檢視廠商具備相關領域的專利與否呢?
建議:
A. 選擇具有相關服務專利的廠商為宜
   領有專利的廠商應是相關領域的先鋒,依照法令規範: 方法專利權人,專有排
除他人未經其同意而使用該方法及使用、為販賣之要約、販賣或為上述目的而進口
該方法直接製成物品之權。物品專利權人,專有排除他人未經其同意而製造、為販
賣之要約、販賣、使用或為上述目的而進口該物品之權。因此,選擇領有專利的廠
商,將不致於受到競爭因素而影響到福委會的權益。

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